-Am Beispiel Email System
Ausgangslage:
Ein Bestandsystem existiert und soll erweitert werden
Wünsche abstrakt:
Bessere Kollaboration der Mitarbeitenden untereinander
Wünsche in der Praxis
Gemeinschaftspostfächer
Fragestellung:
Kann man das bestehende System updaten/upgraden oder muss etwas Neues her?
Ergebnis
Ein Gemeinschaftspostfach war nicht möglich, da extrem teuer. Archivpostfächer sind sehr umständlich in der Handhabe und somit Zeitfresser. Beides dementsprechend unwirtschaftlich
Zugriff auf E-Mail via Handy im Ausgangssystem ist nicht vorgesehen. Es wäre durch ein Workaround unsicher gewesen.
Sicherheit ist und sehr wichtig und eine solche Lösung können wir guten Gewissens nicht einbauen!
Folgende Fragen stellten wir uns:
Was muss noch angeschafft werden?
Ist genug Serverplatz da, um die neuen Systeme und Funktionen abzubilden?
Außerdem werden Preise ermittelt.
Für Software, Lizenzerweiterungen und Serverplatz
Hier gilt es auch immer die Wirtschaftlichkeit und das Machbare in Balance zu halten!
Ein Test-und Testplan wurde erstellt, der beachtete:
Wie lange dauert die Implementierung inklusive dem Testen des neuen Systems? Hierfür wurden die Lieferzeiten für Soft-und Hardware eingerechnet.
Meilensteine wurden festgelegt wie z.B wenn das Testsystem steht (MS) dann die Arbeit am Livesystem starten.
Bestellungen wurden aufgegeben, der Testplan erarbeitet. Das neue System wurde aufgebaut und remote abgebildet.
Prüfung ob, alle Funktionen, die vom Kunden gewünscht wurden praktisch möglich sind
Das System wurde mit Testdaten gefüllt und geprüft: Sind Gemeinschaftspostfächer, Archivierung von E-Mails, gemeinsamer Kalender und der Zugriff übers Handy tatsächlich nutzbar?
Nach erfolgreicher Prüfung gab es die Abnahme:
Einen gemeinsamen Durchgang mit dem Kunden. Ebenso wurden die restlichen Schritte bis zum "go-live" des Systems festgehalten.
Diesen Schritt führen wir gerne während der Downtime unserer Kunden durch, meistens ist das Freitag Nachmittag
Sollten in dieser Phase Ausfälle auftreten, können wir so den Schaden minimieren und das System bis zu den regulären Arbeitszeiten herstellen.
Backups retten Existenzen!
Die E-Mail Connectoren wurden gestoppt (z.B temporärer Speicher), so dass eingehende Emails bpuncen und die E-Mails im Regelfall vom Server nochmal versendet werden.
Die Testdaten wurden bereinigt und das neue System angeklemmt.
Neue -Mails kamen nun auf dem neuen System an.
Danach folgte die Migration der alten Daten auf den neuen E-Mail-Servern, zum Glück für uns ein einfacher pst zu pst File Transfer.
Anschließend kleine Aufräumarbeiten und das Anbinden aller Mitarbeitenden. (Oft geht das nicht automatisch)
Und zur Sicherheit für uns üblich haben wir das System noch einmal getestet: Ist es möglich E-Mails zu versenden und zu empfangen? War es.
zum Schluss nur noch die finale Abnahme durch den Kunden
Für die neue Software war klar, dass alle 3 Monate Updates eingespielt und getestet werden müssen. Also haben wir mit dem Kunden einen Zeitplan eingerichtet, der die Aktualität des Systems gewährleistet.
Unser Support bei Problemen läuft via Ticketsystem, in unserem fall heißt das Programm Zammad